6 Phần mềm hệ thống quản lý khách sạn được sử dụng nhiều

Hiện nay tại các khách sạn, để quản lý dữ liệu truy cập cũng như nhân viên và các du khách, đòi hỏi người điều hành phải có hệ thống quản lý. Nó giúp việc theo dõi, giám sát công việc trở nên đơn giản, thuận tiện hơn.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gửi đến bạn top 6 phần mềm hệ thống quản lý khách sạn được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Tại sao cần sử dụng phần mềm hệ thống quản lý khách sạn

Sở dĩ phần mềm hệ thống quản lý khách sạn ngày càng phổ biến và được nhiều người lựa chọn vì những lý do sau:

• Tích hợp các hoạt động của khách sạn vào một nền tảng chung
• Cung cấp mọi thông tin về nhà hàng, đặt phòng, nơi ở,….
• Cung cấp các thông tin về kinh doanh cực kỳ hữu ích cho quản lý
• Là đòn bẩy nâng cao sự hiệu quả trong cách làm việc của các nhân viên trong khách sạn
• Giúp việc quản lý dễ dàng hơn
• Đơn giản hóa các công việc hàng ngày
• Mang lại sự tiện lợi cho du khách và nhân viên

Những lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn

Dưới đây là một số lợi ích thiết thực của phầnf mềm quản lý khách sạn:

Tiết kiệm thời gian, nhân lực

Trước đây, khi chưa có phần mềm quản lý, con người phải ghi chép kết hợp với excel để tính toán. Cách làm thủ công này mất nhiều thời gian cũng như nhân lực.

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý khách sạn, chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào hệ thống sẽ lưu trữ và tính toán theo yêu cầu của bạn. Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối lại tiết kiệm thời gian.

Độ chính xác cao

Vào những mùa cao điểm, khi số lượng du khách đông sẽ dẫn đến việc sai sót trong khâu tính toán, quản lý từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận, doanh thu của khách sạn.

Tuy nhiên, hệ thống quản lý khách sạn bằng phần mềm sẽ giúp việc tính toán chính xác tuyệt đối, bạn có thể nắm bắt được tình hình cũng như tiến độ thực hiện của nhân viên.

Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống

Toàn bộ dữ liệu về nhân viên, khách du lịch được lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống. Nếu muốn tìm kiếm, bạn chỉ cần truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng.

Quản lý hoạt động kinh doanh từ xa

Nếu bạn là người phải thường xuyên đi công tác, không có thời gian đến trực tiếp khách hàng sạn để giám sát, bạn nên dùng hệ thống quản lý khách hàng. Nó được trang bị tính năng cho phép truy cập, điều khiển từ xa để nắm mọi thông tin từ đó kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.

Giao diện dễ sử dụng

Hầu hết các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều được thiết kế với giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng. Thậm chí, bạn có thể thao tác trên cả điện thoại, máy tính bảng,….

Những phần mềm quản lý hệ thống khách sạn chất lượng, hiệu quả nhất hiện nay

Dưới đây là một số phần mềm quản lý hệ thống khách sạn chất lượng, hiệu quả nhất hiện nay:

1. Phần mềm quản lý khách sạn PMS

Đây là một trong những loại phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất hiện nay. Tùy theo từng bộ phận mà chức năng của các phần mềm này sẽ khác nhau. Cụ thể như sau:

• Chức năng cho bộ phận lễ tân:
• Đăng ký phòng
• Quản lý đặt phòng
• Giao dịch tiền dịch vụ và tiền phòng
• Chức năng bộ phận bán hàng và marketing:
• Cung cấp thông tin khách lưu trú
• Quản lý đặt phòng cho khách đoàn và khách lẻ
• Báo cáo chiến lược bán hàng
• Quản lý năng suất – công suất
• Chức năng cho bộ phận buồng phòng
• Xử lý đồ đạc bị thất lạc
• Kiểm tra tình trạng buồng phòng
• Các dịch vụ của khách sạn
• Chức năng cho bộ phận ăn uống:
• Quản lý kho
• Báo cáo bán hàng
• Cung cấp hóa đơn

Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn PMS còn giúp bộ phận kế toán có thể quản lý công nợ, doanh thu cũng như tiền lương của nhân viên.

2. Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel

Skyhotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn được ứng dụng nhiều nhất hiện nay. Phần mềm này giúp việc quản lý trở nên dễ dàng, đơn giản và phù hợp với các khu nghỉ dưỡng, chung cư, khách sạn, resort,….

• Tính năng
• Quản lý khách sạn, sơ đồ khách sạn
• Quản lý giá cũng như các loại phòng
• Quản lý doanh thu, công nợ, báo cáo,…
• Ưu điểm
• Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng
• Có tính linh động cao
• Ghi lại nhật ký các thao tác trên phần mềm do đó quản lý có thể giám sát nhân viên
• Trang bị tính năng dọn phòng kết nối với điện thoại di động
• Có thể thống kê số phòng trống và sắp xếp thứ tự phòng
• Phần mềm skyhotel có thanh chat online thông qua hệ thống hướng dẫn sử dụng
• Nhược điểm
• Không hoạt động khi offline
• Phần mềm sử dụng nền tảng điện toán đám mây cần có kết nối internet, khi mất mạng thì không thể cập nhật dữ liệu
• Giao diện màu sắc khó nhìn
• Cho phép hai mã phòng trùng nhau do đó cần điền thông tin chính xác
• Chi phí

Bạn có thể mua phần mềm quản lý khách sạn skyhotel bằng 2 hình thức là trả theo tháng hoặc theo năm. Nếu thanh toán theo năm bạn sẽ được giảm từ 17 – 50% tùy theo số năm.

3. Phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel

Đây được xem là hệ thống quản lý khách sạn toàn diện và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm ezCloudhotel có thể áp dụng cho quy mô khách sạn từ nhỏ đến lớn. Việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp việc theo dõi, quản lý dễ dàng hơn.

• Tính năng
• Quản lý khách sạn
• Ứng dụng di động
• Quản lý kênh bán hàng, đặt phòng
• Quản lý dịch vụ dọn phòng
• Quản lý hàng tồn kho,….
• Ưu điểm
• Quản lý khách sạn toàn diện
• Giao diện sử dụng thông minh, thân thiện
• Tính năng thiết kế khoa học, dễ nhìn
• Phần mềm kết nối nhiều tính năng như: booking, khóa từ, traveloka,….
• Nhược điểm
• Giao diện khá bắt mắt như có quá nhiều mục gây rối và khó nhớ
• Nhiều phân hệ báo cáo.
• Chi phí

Phần mềm quản lý khách sạn này tính phí theo tháng hoặc năm, không bán vĩnh viễn.

4. Phần mềm quản lý khách sạn TCSOFT HOTEL

Đây là phần mềm quản lý được dùng cho nhiều khách sạn hoặc nhà nghỉ nhỏ, người dùng có thể quản trị ở mọi lúc, mọi nơi. Quản lý đặt phòng dễ dàng, giao diện đẹp, dễ sử dụng.

• Tính năng:
• Quản lý phòng ở
• Quản lý thu chi
• Quản lý kho
• Thống kê, báo cáo,….
• Ưu điểm
• Thao tác sử dụng dễ dàng, đơn giản
• Thay đổi giá phòng linh hoạt
• Có thể phân quyền quản lý cho từng tài khoản
• Báo cáo đa dạng từ chi tiết đến tổng hợp
• Hỗ trợ người dùng 24/7 online miễn phí
• Sử dụng phần mềm miễn phí trong 15 ngày
• Nhược điểm
• Hiện nay phần mềm đang hoàn thiện tính năng booking trên các trang bán phòng online để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Chi phí

Phần mềm TCSOFT HOTEL có 3 gói dịch vụ như sau:

• Gói BASIC: 6000 VNĐ/phòng/tháng (dành cho các nhà nghỉ)
• Gói PROFESSIONAL: 8000 VNĐ/phòng/tháng (dành cho các khách sạn mini)
• Gói PREMIUM: dành cho các khách sạn mini, homestay

Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn có thể lựa chọn sao cho phù hợp nhất.

5. Phần mềm quản lý khách sạn Sophia PMS

Đây là phần mềm quản lý khách sạn ra đời từ lâu và được nhiều khách hàng lựa chọn. Hiện nay phần mềm này được sử dụng phổ biến tại Đà Nẵng với các khách sạn – resort phân khúc từ 1 đến 3 sao.

• Tính năng
• Quản lý dịch vụ, hóa đơn
• Quản lý đặt phòng
• Quản lý buồng phòng
• Báo cáo, thống kê
• Quản lý tài chính
• Quản lý khách hàng,…..
• Ưu điểm
• Phù hợp với khách sạn lớn, nhiều nghiệp vụ, tính năng
• Hỗ trợ cả giao diện tiếng Việt và tiếng Anh
• Giao diện dễ sử dụng, thông minh
• Kết nối đa thiết bị ngoại vi, tiết kiệm chi phí
• Kết nối bán phòng online qua các trang; agoda, booking,….
• Nhược điểm

Mặc dù giao diện được trang bị nhiều tính năng tuy nhiên hệ thống quản lý khách sạn SOPHIA PMS lại có một số thông tin chưa đáp ứng nhu cầu của các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.

• Chi phí

Phần mềm này cho phép khách hàng có thể trả theo thuê bao hoặc mua vĩnh viễn. Hiện nay, nó chia làm 2 phiên bản sau:

–  Phiên bản Enterprise – dành cho các khách sạn từ 2 – 4 sao, resort, villa & B&B: Gói thuê bao (200.000 VNĐ/phòng/năm) và gói vĩnh viễn (600.000 VNĐ/phòng)

–  Phiên bản Standard – dành cho các khách sạn 1 sao – hostel, homestay: giá thuê bao từ 1.500.000 VNĐ/năm – 2.000.000 VNĐ/năm và gói vĩnh viễn từ 4.500.000 – 7.500.000 NVĐ/năm.

6. Phần mềm quản lý khách sạn SMILE

Smile cũng là một trong những phần mềm hệ thống quản lý khách sạn uy tín, nổi bật hiện nay, nó phù hợp cho khách sạn vừa và nhỏ.

• Tính năng
• Quản lý đặt phòng, lễ tân, sales
• Quản lý nhà hàng, hồ bơi, spa
• Quản lý nhân sự, chấm công, tính lương
• Quản lý tài chính, kế toán
• Liên kết từng phòng
• Ưu điểm
• Giao diện dễ sử dụng, trang bị đầy đủ tính năng, thể hiện nhiều thông tin cần thiết về khách sạn
• Sử dụng cả phiên bản tiếng Việt và tiếng Anh
• Phân quyền chặt chẽ trong từng bộ phận
• Nhược điểm
• Smile có nhiều tính năng thông minh do đó nếu không giỏi công nghệ tin thì việc quản lý khách sạn sẽ gặp nhiều trở ngại
• Không phù hợp cho các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ
• Không có tính năng quản lý khách sạn theo giờ
• Chi phí

Phần mềm này thiết kế riêng cho các khách sạn từ 3 sao đến 5 sao do đó giá của nó từ vài trăm triệu/ phần mềm.

Trên đây là một số phần mềm hệ thống quản lý khách sạn phổ biến, được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hi vọng thông qua bài viết của chúng tôi các bạn sẽ lựa chọn được cho mình phần mềm quản lý phù hợp nhất.